Desde mayo de 2019, las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados, por lo que los trabajadores deben registrar la hora de entrada, pausas y salida. Este registro evita los abusos de horas extra no pagadas y mejora la productividad de la empresa. Debemos saber que en este 2025, los empleados no pueden registrar sus jornadas en papel, ya que deben utilizar una app de control horario.
La digitalización del registro es obligatoria, porque las empresas que no cumplan con esta nueva normativa de control horario se enfrentarán a sanciones. El diario el Mundo explica que las empresas que sigan utilizando el registro en papel se enfrentarán a multas de 10.000 euros por empleado. La ley recoge como obligado cumplimiento los siguientes aspectos:
-Los empleados no pueden registrar la jornada laboral en papel, porque no es un método fiable.
-Es obligatorio un registro individual y diario de cada inicio y fin de la jornada, sobre el horario o turno establecido.
-Es obligatorio un registro diario de los descansos, incidencias o permisos que impacten en el cómputo de horas diario.
-La empresa debe registrar claramente la información correspondiente a cada trabajador y almacenar los registros durante un período de cuatro años.
-Indicar de forma precisa la fecha asociada a cada jornada laboral.
-Los empleados pueden acceder a los registros.
-Los registros deben estar disponibles para los representantes de los empleados y la Inspección de Trabajo.
-La empresa no puede manipular los registros, por lo que debe demostrar la fiabilidad de la fecha/hora registrada en cada fichaje.
Las empresas españolas deben apostar por la digitalización para garantizar que el sistema de fichajes cumpla con todo lo necesario. Esto permite cumplir con la normativa y evitar sanciones económicas. En este artículo, exploraremos qué tiene que tener una app de registro laboral y los beneficios que ofrece a los trabajadores y al empresario.
Tips para elegir una plataforma de registro laboral
Los profesionales de la empresa Kairos, expertos en este sector, nos explican que si la empresa quiere elegir una plataforma de registro laboral adecuada y acertar con la elección, debe tener en cuenta los siguientes consejos.
Cumplimiento de la normativa vigente
Con la nueva normativa de control horario, las empresas están obligadas a utilizar sistemas digitales para registrar las horas trabajadas, porque estos sistemas son precisos y transparentes. La empresa debe asegurarse de que el proveedor de la app de control horario esté al tanto de estas exigencias legales para evitar multas y conseguir que la empresa esté al día con la legislación.
Facilidad de uso
La app de registro laboral debe ser sencilla de usar, para evitar errores en el registro de la jornada laboral. Si los empleados no saben usar la app, puede generar frustración y estrés. Lo mejor es que los trabajadores utilicen un sistema que sea intuitivo y accesible, independientemente del nivel tecnológico de los usuarios. Además, el sistema de registro debe ser compatible con cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, una tablet o un teléfono móvil.
Acceso para inspecciones
La nueva normativa exige que la Inspección de Trabajo pueda acceder a los registros de forma remota. Es importante que el sistema de fichaje esté preparado para proporcionar esta funcionalidad.
Integración con otras herramientas
Lo ideal es que el sistema de registro pueda integrarse con otras herramientas que ya utiliza la empresa, como el software de nóminas o las plataformas de gestión de recursos humanos. Esto agiliza los cálculos y los pagos de horas extra, y mejora la experiencia general de los empleados.
Protección de datos
La app de registro debe contar con sistemas de seguridad fiables, como encriptación de datos, copias de seguridad y controles de acceso estrictos. La información personal y laboral de los empleados debe estar protegida conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Adaptabilidad al trabajo remoto
Muchos empleados teletrabajan o tienen horarios flexibles y, por eso, el sistema de fichaje debe ser flexible para adaptarse al trabajo remoto. Es importante que los empleados puedan registrar la jornada laboral desde cualquier ubicación y dispositivo.
Soporte técnico
El sistema de registro laboral debe contar con un soporte técnico adecuado y actualizaciones constantes. Este soporte resuelve problemas y realiza mejoras que garanticen que el sistema de fichaje siga siendo funcional y conforme a la ley.
Es importante elegir un sistema de registro de jornada laboral adecuado para cumplir con la normativa y mejorar la productividad de la empresa. Pero si la organización tiene dudas, debe ponerse en contacto con los expertos, ya que se encargan de ofrecer un asesoramiento personalizado y adaptado a las necesidades de la empresa y los trabajadores.
